Від того, наскільки якісно підготовлений річний звіт може залежати рішення зборів акціонерів про подальшу долю компанії, оцінка громадськості на діяльність організації та ін. Іншими словами, фахівець або структурний підрозділ, що розробляє річний звіт повинні усвідомлювати, що від якості кінцевого документа залежить не тільки репутація, але і подальший розвиток підприємства.
Найчастіше завдання з підготовки річного звіту лягає на аналітичний відділ або інший структурний підрозділ, що здійснює функції з метою зведення інформації про діяльність всієї компанії за річний період.
Залежно від роду діяльності організації і характеру аудиторії, для якої призначаються документи, звіт може бути витриманий в стилістиці внутрішніх документів або публічної інформації для широкого кола читачів. Стилістика внутрішньої документації дотримується для звітів, що презентуються засновницького складу і акціонерам компанії. У цьому випадку, більша увага в звіті ставиться на фінансові показники, економічну ефективність і результати роботи по досягненню ключових завдань, позначених в плані.
Для публічного звіту, який, як правило, публікується на офіційному сайті для загального огляду, необхідно більш детальний опис діяльності організації, її завдань і місії. Ряд приводиться, потребує детального пояснення, для чого готується окремий розділ. Як правило, розробкою публічного звіту аналітичні служби займаються в тісному взаємозв`язку з фахівцями зі зв`язків з громадськістю, які мають можливість коригувати інформацію в залежності від її значущості.

Незалежно від характеру цільової аудиторії звіту, будь підсумковий документ має чітку угруповання по розділах. У першому розділі, як правило наводяться завдання, які ставилися перед організацією і результати по їх досягненню. Далі наводяться результати фінансової роботи за рік і виробничі підсумки.
Фінальним розділом, як правило, є діяльність компанії по соціальному напрямку. Як правило, ці відомості містяться в публічному звіті, де наводяться результати соціально-спрямованої політики компанії. Як матеріали для включення в звіт беруться відомості про нагородження представників організації за високі заслуги в сфері соціальної підтримки, результати благодійної діяльності та ін.
Слід пам`ятати, що відбираючи інформацію для відображення в звіті, необхідно зберігати об`єктивність наданої інформації. Це правило необхідно дотримувати навіть в тому випадку, якщо результати діяльності компанії за окремими показниками далекі від ідеалу або свідчать про недостатню ефективність роботи. Говорячи про це, в звіті необхідно відобразити можливі причини, що призвели до подібних підсумками, а також варто звернути увагу аудиторії про твердий намір усунути проблему в майбутньому періоді.